02: Werken met Office 365 via applicaties lokaal op de computer

02: Werken met Office 365 via applicaties lokaal op de computer

Werken met Outlook

Je beheerder moet er voor zorgen dat Outlook is gekoppeld met je Office 365 account (zie ook bij de veel gestelde vragen Hoe koppel ik Outlook aan mij Office 365 postbus).
Start Outlook op via het icoon in je Start Menu/Launcher of op je bureaublad. Als het goed is zie je links in het menu je Office 365 e-mail adres:

Een handtekening instellen

• Ga naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen
• Maak hier één of meer handtekeningen aan en stel in dat deze automatisch aan nieuwe berichten worden toegevoegd

Automatisch antwoorden instellen (afwezigheidsbericht)

• Ga naar Bestand > Info > Automatisch antwoorden
• Stel een automatisch antwoord in en klik op OK

De conversatieweergave in- of uitschakelen

Standaard worden berichten in Outlook per conversatie gegroepeerd en weergegeven. Als je dit niet prettig vindt werken kun je dit uitschakelen:

• Ga naar het menu item Beeld bovenaan
• Vink de optie Weergeven als gesprek naar wens aan of uit

De prioriteits-postbus in- of uitschakelen

• Ga naar het menu item Beeld bovenaan
• Selecteer de optie Postvak IN met prioriteit weergeven naar wens in of uit

Werken met de overige Office apps zoals Word en Excel

Controleer allereerst of Office is aangemeld bij Office 365, start hiervoor bijvoorbeeld Word, je moet rechtsboven in beeld je naam zien, en als je daarop klikt je Office 365 e-mail adres:

Een document uit SharePoint of OneDrive openen

- Open de betreffende Office toepassing zoals Word
- Ga naar Bestand > Openen
- Je krijgt nu onderstaande mogelijkheden:

Een document in Sharepoint of OneDrive opslaan

Dit gaat op dezelfde manier als hierboven maar dan via Opslaan of Opslaan als

Werken met OneDrive op je werkstation

Via de OneDrive applicatie kun je met je documenten in de Office 365 cloud werken alsof ze lokaal op je computer staan. De OneDrive app synchroniseert bestanden tussen de Office 365 cloud en je computer,
zodat je via Windows Verkenner snel toegang hebt tot de gewenste bestanden rechtstreeks vanaf je computer.

Belangrijk om op te merken is dat OneDrive synchroniseert op aanvraag, dat wil zeggen dat alleen de documenten die je opent om in te werken ook daadwerkelijk gesynchroniseerd worden en op dat moment fysiek op je computer komt te staan. Dit bespaart vooral ruimte op de lokale schijf van je computer. Als je erg veel gesynchroniseerd hebt naar je computer kan het zijn dat de schijf daarom geheel vol loopt. Hiervoor staan verderop ook handelingen op dit op te lossen.

OneDrive app installeren

OneDrive is reeds als app voorgeïnstalleerd op Windows 10 werkstations en kan op een Mac als add-on worden geïnstalleerd via de Apple app-store.

Een SharePoint documenten bibliotheek synchroniseren

Een handige functie met de OneDrive app is dat je niet alleen toegang kan kan krijgen tot je persoonlijke bestanden, maar ook de SharePoint bestanden en zo deze kan synchroniseren om vanuit de WIndows Verkenner direct toegang te krijgen tot de bestanden die in SharePoint staan. Voer de onderstaande handelingen uit om de documenten van een SahrePoint Site beschikbaar te krijgen in je Windows Verkenner via de OneDrive applicatie:

1. Ga naar de gewenste SharePoint site (zie 01: Werken met Office 365 via de web browser bij het onderdeel Navigeren binnen SharePoint).
2. Ga naar een documentenbibliotheek links in het menu en klik bovenin op het knopje Synchroniseren.
   
   Meestal zullen er binnen je organisatie meerdere SharePoint sites met documentbibliotheken zijn zoals bijvoorbeeld Administratie, HR, Dossiers, en dergelijke.
   Synchroniseer alleen bibliotheken die je regelmatig nodig hebt, als je ze maar incidenteel benaderd kun je dat beter online doen.
   
   
   
   De synchronisatie wordt nu voorbereid.
   
   
   
   Wanneer je OneDrive nog niet eerder hebt gebruikt zal er eerst gevraagd worden om in te loggen met je Office 365 account:
   
   
   
3. Je krijgt nu onderstaande melding. Klik op Volgende:
   
   
   

De map wordt nu op het werkstation gesynchroniseerd, herhaal bovenstaande stappen voor elke documenten bibliotheek van de verschillende SharePoint sites die je vaak zal gebruiken en wilt synchroniseren:

De betekenis van de OneDrive iconen is als volgt:

 Bestand staat alleen in de Office 365 cloud en nog niet op het werkstation

 Bestand staat in de Office 365 cloud én op het werkstation

 Bestand wordt gesynchroniseerd

Wanneer je een nieuwe bibliotheek hebt gesynchroniseerd zijn alle bestanden voorzien van het icoon .
Pas wanneer je met een document gaat werken of je zelf een nieuw bestand plaats wordt het volledig gesynchroniseerd, je ziet dan het 

Status van de synchronisatie controleren

In het systeemvak van je werkstation zie je een OneDrive icoon, daarmee kun je de status van de synchronisatie controleren:

 Synchronisatie fout

 OneDrive is bezig met het verwerken van wijzigingen

 OneDrive is gepauzeerd

Klik op het icoon om verdere details en synchronisatiestatus te bekijken.

Let op! Het is belangrijk om synchronisatiefouten tijdig met de helpdesk op te nemen om dataverlies te voorkomen

OneDrive bestanden lokaal opruimen om ruimte vrij te maken

Het kan voorkomen dat er te veel bestanden uit de Office 365 cloud gesynchroniseerd zijn naar je computer. Om dit op te lossen kan je de volgende handeling uitvoeren.

1. Open Windows Verkenner en ga naar de door OneDrive gesynchroniseerde mappen/bestanden
2. Selecteer de mappen/bestanden waar je voorlopig niet meer aan hoeft te werken.
3. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde onderdelen en kies uit het menu Ruimte vrijmaken.
   
   

Hierdoor worden de bestanden lokaal verwijderd, zodat er weer ruimte vrij komt op je computer. In de verkenner komt dan ook altijd weer het wolk icoontje  achter het bestand te staan, ten teken dat het in de cloud beschikbaar is en dus bij aanklikken eerst gedownload weer wordt naar je computer om te kunnen openen.

Samenwerken en vergaderen met Teams

Met Office 365 Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Je kunt met Teams werken in de web browser, via de bureaublad app of via de mobiele app.
De Teams apps voor bureaublad en mobiel bieden de beste ondersteuning voor audio- en video vergaderen en hebben dus de voorkeur.

Navigatie in Teams

Aanmelden op de Teams omgeving

• Start Teams via het Teams icoon op je werkstation: 

De Teams app installeren op je werkstation

Open Teams via de web browser en ga rechtsboven naar je profiel > Klik De bureaublad-app downloaden:

Toegang tot een Team aanvragen

Toegang tot een Team kan worden aangevraagd bij de Teams beheerder / eigenaar van de Teams groep.