SharePoint: Synchroniseren via de OneDrive applicatie
SharePoint is ten alle tijden via de web browser te bereiken, maar voor een snelle en overzichtelijke werkwijze is het handig om de bestanden direct beschikbaar te hebben op je computer via de Windows Verkenner.
Volg daarvoor de onderstaande stappen.
De stappen zijn 2 verdelen in 2 hoofdstappen:
1: SharePoint sites openen in de web browser
2: SharePoint laten synchroniseren met OneDrive applicatie
Daarna staan er nog enkele onderwerpen in dit document die extra uitleg geven en hoe ruimte weer vrij te geven nadat er te veel gesynchroniseerd is naar de computer. Test
SharePoint communicatie site openen
De SharePoint Communicatie pagina waar de links staan naar alle beschikbare sites is helaas niet direct bereikbaar. Volg onderstaande stappen om deze te openen en zo in het bovenste menu te kunnen zien welke sites beschikbaar zijn in jullie omgeving.
- Open een browser en ga naar office.com. Klik op aanmelden en log in met je Microsoft 365 account.
- Klik links bovenin op het 9 punten icoon (1) en kies het SharePoint icoon.
- De volgende site adres wordt geopend: https://<naam bedrijf>.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx. Verwijder bij het adres het achterste gedeelte, zodat er komt te staan: https://<naam bedrijf>.sharepoint.com en druk op enter om naar het adres toe te gaan.
- De communicatie site wordt geopend met daar bovenin de menu balk om naar de verschillende sites toe te gaan.
SharePoint sites openen in de web browser
Ten alle tijden zal de inhoud van de SharePoint site beschikbaar zijn via de portal van Microsoft 365, welke te bereiken is via een browser en internet. Hierbij de stappen:
- Open een browser en ga naar office.com. Klik op aanmelden en log in met je Microsoft 365 account.
- Ga zoals in het vorige hoofdstuk aangegeven naar de Communicatie site.
- Je gaat nu naar de Communicatie site van SharePoint. Bovenin staan in het menu de beschikbare sites.
LET OP: Het kan zijn dat je niet tot alle aangegeven sites toegang hebt en in dat geval niet kan openen - Wanneer je een site aangeklikt hebt, opent de site met een structuur zoals onderstaand voorbeeld:
- Klik links op de Tekst Documenten om naar de bestanden van de site te gaan. Hierin staan alle bestanden van deze SharePoint site
SharePoint laten synchroniseren met OneDrive applicatie
OneDrive applicatie aanmelden:
Om onderstaande goed te laten werken is het verstandig om eerst bij de OneDrive applicatie je aan te melden.
- Start de OneDrive applicatie op vanaf je systeem (meestal al mee geïnstalleerd door Office programma's
Wanneer niet beschikbaar, download de app vanaf: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/download - Meld je aan met je Microsoft 365 account gegevens. In de verkenner zal de OneDrive map toegevoegd worden met daarin je persoonlijk OneDrive data welke vanaf nu synchroniseert met de Cloud locatie.
SharePoint data synchroniseren:
Wanneer je de stappen in het vorige hoofdstuk hebt uitgevoerd komt je in de Documenten map van de SharePoint site met daarin alle bestanden. Vanuit hier kan je de synchronisatie starten:
- Klik bovenin de werkbalk op de knop Synchroniseren.
LET OP: Meestal zullen er binnen je organisatie meerdere SharePoint sites zijn met een document map, zoals bijvoorbeeld Administratie, HR, Dossiers, en dergelijke.
Synchroniseer alleen documenten mappen die je regelmatig nodig hebt. Als je ze maar incidenteel benaderd kun je dat beter via de online route doen.
- De synchronisatie wordt nu voorbereid:
- Je krijgt nu onderstaande melding, klik op Volgende:
- De map wordt nu op het werkstation gesynchroniseerd en is te vinden in Windows Verkenner, zie hieronder:
LET OP: Op de Mac is de map in de Finder te vinden onder "Locaties". - Herhaal bovenstaande stappen voor elke documenten map van de verschillende SharePoint sites die je vaak zal gebruiken en wilt synchroniseren:
LET OP: De betekenis van de OneDrive iconen in Windows Verkenner is als volgt:
Bestand staat alleen in de Office 365 cloud en nog niet op het werkstation
Bestand staat in de Office 365 cloud én op het werkstation
Bestand wordt gesynchroniseerd
Wanneer je een nieuwe bibliotheek hebt gesynchroniseerd zijn alle bestanden voorzien van het icoon 
.
Pas wanneer je met een document gaat werken of je zelf een nieuw bestand plaats wordt het volledig gesynchroniseerd, je ziet dan het 
Status van de synchronisatie controleren
In het systeemvak van je werkstation zie je een OneDrive icoon, daarmee kun je de status van de synchronisatie controleren:
Synchronisatie fout
OneDrive is bezig met het verwerken van wijzigingen
OneDrive is gepauzeerd
Klik op het icoon om verdere details en synchronisatiestatus te bekijken.
Let op! Het is belangrijk om synchronisatiefouten tijdig met de helpdesk op te nemen om dataverlies te voorkomen
OneDrive bestanden lokaal opruimen om ruimte vrij te maken
Het kan voorkomen dat er te veel bestanden uit de Office 365 cloud gesynchroniseerd zijn naar je computer. Om dit op te lossen kan je de volgende handeling uitvoeren.
- Open Windows Verkenner en ga naar de door OneDrive gesynchroniseerde mappen/bestanden
- Selecteer de mappen/bestanden waar je voorlopig niet meer aan hoeft te werken.
- Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde onderdelen en kies uit het menu Ruimte vrijmaken.
Hierdoor worden de bestanden lokaal verwijderd, zodat er weer ruimte vrij komt op je computer. In de verkenner komt dan ook altijd weer het wolk icoontje achter het bestand te staan, ten teken dat het in de cloud beschikbaar is en dus bij aanklikken eerst gedownload weer wordt naar je computer om te kunnen openen.
