Microsoft 365: Mailbox en agenda's beheren op mobiel via Outlook app
Microsoft 365 mail beheren via de mobiel gaat het beste via de door Microsoft aangeboden Outlook app. Deze is via de store voor Apple en Android mobiele toestellen gratis beschikbaar. Deze app wordt ook continue verbeterd qua stabiliteit, nieuwe functies en gebruiksgemak.
Hieronder is te vinden hoe de mail te koppelen via het Outlook programma.
Voorbereiding
Wanneer je jouw werkaccount mailbox al in een andere non-Microsoft) mail programma hebt gebruikt op je telefoon, kan het zijn dat je deze ook voor je telefoon contacten gebruikt. Vanuit InToto wordt geadviseerd om met Microsoft mailboxen altijd de Outlook app te gebruiken.
Standaard heeft de outlook app geen toestemming om de contacten ook te synchroniseren met de contacten van je telefoon. Als je dit toch wilt voor je werk account, kan dit wel door enkele klikken op je mobiel ingesteld worden.
- LET OP: Controleer daarom als eerste waarmee je huidige telefoon contacten worden gesynchroniseerd. Wanneer dat je Microsoft 365 account is volg dan na mailbox en/of gedeelde mailbox en agenda koppelen, de stappen erna om Outlook ook je telefoon contacten te synchroniseren
Mailbox koppelen in Outlook app
Wanneer je de Outlook app nog niet op je mobiel beschikbaar hebt, open de store app, zoek het programma op in installeer deze. Het programma is beschikbaar voor Apple en Android. De functionaliteit/werking is zo goed als gelijk, waardoor voor beide versies onderstaande stappen gebruikt kunnen worden.
- Open de Outlook app.
- Wanneer er nog geen account is ingesteld wordt er gevraagd om er 1 in te stellen. Typ je volledige e-mailadres en tik op Doorgaan.
- Voer het wachtwoord van je e-mailaccount in en tik op Aanmelden of Volgende
- Verifieer uw identiteit als meervoudige verificatie (MFA/2FA) is ingeschakeld. Meestal verloopt MFA via de mobiel.
Je mail account wordt gekoppeld aan de Outlook app waarna je het vanaf je mobiel kan beheren .
Een gedeelde mailbox en agenda toevoegen in de Outlook app om te beheren
Als je toegang wilt krijgen tot een gedeeld postvak op een mobiel apparaat, volg onderstaande stappen. Wel is het noodzakelijk dat je persoonlijke mailbox al gekoppeld is in de Outlook app en dat je persoonlijke mailbox machtiging rechten heeft op de gedeelde mailbox.
- Open op je mobiel de Outlook app.
- Tik linksbovenin op het ronde Account icoon, zodat het navigatiedeelvenster aan de linkerkant verschijnt
- Tik vervolgens het plus teken en kies Een gedeeld postvak toevoegen
- Voer het mailadres van de gedeelde mailbox in. Als je rechten hebt om de gedeelde mailbox te beheren, zal de mailbox toegevoegd worden.
LET OP: Standaard mailbox en agenda kiezen na toevoegen van meerdere accounts en/of gedeelde mailboxen
Wanneer je meerdere mailboxen hebt toegevoegd is het belangrijk om te kiezen welke mailbox en agenda je als standaard wilt gebruiken. Deze mailbox zal als standaard gebruikt worden als je een nieuwe mail wilt versturen of een afspraaak wilt maken. Wil je een van de andere mailboxen of agenda gebruiken dan zal je dit bij het aanmaken van de mail of afspraak handmatig moeten aangeven.
- Open de Outlook app.
- Klik links boven op de Home knop of de drie streepjes.
- Klik nu linksonder op het tandwiel.
- Klik onder het kopje E-mail op Standaard en kies de gewenste mailbox om het adres als standaard te gebruiken bij het opmaken van een e-mail
- Klik onder het kopje Agenda op Standaard en kies de gewenste mailbox om als standaard te gebruiken bij het aanmaken van afspraak
Andere agenda's openen om te bekijken
In de Outlook app kan je ook agenda's van collega's en gedeelde mailboxen toevoegen.
LET OP: Onderstaande methode is met name bedoeld om de afspraken snel te kunnen bekijken, niet om afspraken in te beheren.
- Ga in de Outlook app naar je agenda overzicht.
- Klik linksboven op de menu knop (de 3 strepen)
- Klik op de agenda toevoegen knop:
- Kies Gedeelde agenda toevoegen, zoek de gewenste agenda op bij naam en klik op het + teken.
De agenda wordt toegevoegd.
LET OP: Geeft de gedeelde agenda niet de gewenste inhoud weer per afspraak, verwijder de toegevoegde agenda en voeg het account van de agenda toe als gedeelde mailbox. Zie vorig hoofdstuk Een gedeelde mailbox toevoegen in de Outlook app
Outlook contacten synchroniseren met telefooncontacten
Zoals in de voorbereiding uitgelegd kan je ook via de Outlook app de contacten in je Microsoft 365 mailbox synchroniseren met je telefoon contacten. Volg daarvoor onderstaande handleidingen: