SharePoint en Teams: Intern delen van documenten
Vanuit SharePoint kan standaard iedereen documenten delen met collega's. Meestal gaat het om delen om data via berichten naar je collega's, zoals met Outlook, Word, Excel of Teams waarbij de collega al wel toegang heeft tot het document.
LET OP: In dit geval is het aan te raden NIET het document als bijlage toe te voegen aan het bericht. Dit zou er namelijk voor zorgen dat er meerdere locaties zijn waar het bestand daadwerkelijk wordt opgeslagen updates niet in automatisch het originele document komen.
In deze situatie is het dan ook zeer aan te raden om in de berichten naar je collega's een link te delen naar het originele document, zodat iedereen alleen in dit document werkt en zo updates altijd in het juiste bestand plaats vindt.
Je kan ook bestanden delen als collega's nog geen toegang hebben, zie daarvoor het laatste hoofdstuk.
Een link delen met collega's naar bestand waar ze al toegang toe hebben
Ter info: SharePoint heeft deze optie niet altijd gehad, vandaar dat nog niet op elke site die wij hebben opgezet dit de standaard optie is bij het delen van een bestand. Mocht dit nog niet het geval zijn, geef dit aan bij ons via ticket@intoto.nl met de naam van de site en de wens om de standaard deel optie aan te passen naar mensen met al toegang, dan zullen wij dit zo spoedig mogelijk aanpassen.
- Ga naar het bestand (Dit kan online in SharePoint portal, Teams bestanden of via de Windows Verkenner als de locatie gesynchroniseerd wordt
- Deel functie starten:
- SharePoint Online portal en Teams app: ga met de muis over het bestand en klik op het Deel icoon:
- Windows Verkenner: Klik met de rechtermuisknop op het bestand (1) en kies Delen (2).
Weergave van verkenner menu kan wat verschillen qua uiterlijk en opties
- Het delen venster verschijnt:
- Klik op het Tandwiel op type koppeling te kunnen kiezen:
Het volgende scherm verschijnt:
- Let op dat er de tekst Alleen personen met bestaande toegang staat geselecteerd (De tekst is aan te klikken om andere opties te selecteren)
LET OP: Er zijn 2 opties voor versturen:
- Direct versturen: Vul het het email adres van de persoon of groep in, type een bericht in en klik op Verzenden
- Via andere app versturen: Klik op Koppeling kopiëren. De koppeling wordt op je clipboard gezet, zodat je deze kan plakken in andere app, zoals aangegeven in stap 4
- Ga naar het bericht, document of welk andere locatie waar je de koppeling naar het bestand wilt toevoegen en plak de zojuist gekopieerde link erin.
Hieronder 2 voorbeelden als ik de koppeling plak in een Outlook bericht en Teams
- Outlook koppeling geplakt (1):
- In een Teams kanaal bericht bestand koppeling geplakt (1) om te verzenden (2)
Je kan de koppeling ook zonder problemen plakken in een chat bericht.
LET OP: Voor het delen naar collega's in dezelfde organisatie die geen toegang hebben tot het bestand of de map, zie hoofdstuk hieronder
Een link delen met collega's naar een bestand waar ze nog geen toegang toe hebben
Volg hiervoor dezelfde stappen als hierboven, maar kies bij STAP 3 voor:
Personen in de <organisatie naam>
