Microsoft 365: Gedeelde mailbox toevoegen als account of gedelegeerde

Microsoft 365: Gedeelde mailbox toevoegen als account of gedelegeerde

LET OP: Onderstaande is ook voor een lokale Exchange server te gebruiken. Minimaal Office 2016 of hoger

In Microsoft 365 kunnen er gedeelde mailboxen aangemaakt worden, waar meerdere gebruikers toegang tot kunnen krijgen om de mailbox te beheren.

Het grootste voordeel van deze mailboxen is dat ze geen Microsoft 365 licentie nodig hebben.

Voor het beheer hebben ten alle tijden de gebruikers account delegatie rechten nodig op de gedeelde mailbox.

Sinds dat Microsoft 365 gebruik maakt van Modern Authentication is het een stuk makkelijker geworden om een gedeelde mailbox als individueel account toe te voegen aan een Outlook profiel.

Enkele voordelen van toevoegen als individueel account in plaats van de gedeelde mailbox te koppelen aan het al bestaande persoonlijke account:

• Verzonden en verwijderde e-mails worden opgeslagen in de gedeelde mailbox, in plaats van je persoonlijke mailbox.
• Bij verzenden komt direct bij "Van" het mail adres van de gedeelde mailbox te staan in plaats van deze eerst nog handmatig te moeten aanklikken.
• Je kan per account een aparte handtekening kiezen.
• Notificaties van nieuwe mail worden per account gegeven. Wanneer je dus de gedeelde mailbox gekoppeld hebt aan je persoonlijk account, zal je geen notificatie krijgen bij binnenkomst van een nieuwe e-mail.
• Op deze manier kan je een gedeelde mailbox ook als enige account toe voegen aan een Outlook profiel.

Twee manieren van toegang krijgen tot een gedeelde mailbox

Er zijn 2 manieren om een gedeelde mailbox toe te voegen in Outlook, welke verschillende functies leveren:

1. Gedeelde mailbox toevoegen als account:

• Mailbox wordt toegevoegd in je Outlook profiel en je hebt toegang om de gehele mailbox te beheren
• Bij versturen nieuwe e-mail wordt "Van" veld direct goed gezet.
• Je krijgt notificaties over e-mails die binnen komen
• Alle verzonden en verwijderde e-mail blijft in de gedeelde mailbox opgeslagen
• Je kan een handtekening aanmaken specifiek voor de gedeelde mailbox.
  

1. Gedeelde mailbox toevoegen als gedelegeerde:

• Mailbox wordt toegevoegd in je Outlook profiel en je hebt toegang om de gehele mailbox te beheren.
• Je kan er mail uit sturen maar moet wel opletten dat het "Van veld goed staat.
• Je krijgt geen nieuwe email notificaties berichten op je computerscherm.
• Standaard worden e-mails die je verzend en verwijderd uit de gedeelde mailbox opgeslagen in jouw persoonlijke mailbox verzonden en verwijderde map, wat het onoverzichtelijk maakt als meerdere medewerkers op deze manier de gedeelde mailbox gebruiken

Optie 2 is voornamelijk om alleen overzicht te hebben op een mailbox, als enige beheren, wanneer er weinig uit verstuurd moet worden en als je niet alle notificaties wilt zien van nieuwe e-mails.

In alle andere situaties geven we de voorkeur aan optie 1.

LET OP: Wanneer gedeelde mailboxen automatisch door Outlook worden toegevoegd, maakt dit gebruik van optie 2.

Kies hieronder je gewenste optie:

Optie 1: Gedeelde mailbox toevoegen als account

Onderstaande stappen zijn alleen mogelijk als je persoonlijke mailbox account al aangemaakt is in Outlook. Mocht dat nog niet het geval zijn en je wilt alleen een gedeelde mailbox koppelen aan Outlook dan zal je na de eerste keer opstarten van Outlook direct beginnen bij stap 3. LET OP: Te alle tijden moet je persoonlijke Microsoft 365 account delegatie rechten
hebben op de gewenste gedeelde mailbox.

1. Open Outlook.
2. Ga naar Bestand --> Info en klik op de knop Account toevoegen.
   
   
   
3. Het volgende scherm verschijnt:
   
   
   
   Voer hierin het e-mail adres van de gedeelde mailbox en klik op de knop Verbinding maken:
4. Klik onderaan op de tekst Aanmelden met een ander account.
   
   
   
5. Vul nu je persoonlijke e-mail adres (degene die machtigingen heeft over het gedeelde mailbox account) in van je Office 365 account en klik op Volgende.
6. Vul je persoonlijke wachtwoord in en klik op Aanmelden. Het gedeelde mailbox account wordt toegevoegd.
7. Zet het vinkje bij Outlook Mobile ook instellen op mijn telefoon uit en klik op de knop Gereed.

De gedeelde mailbox is toegevoegd.

Optie 2: Gedeelde mailbox toevoegen als gedelegeerde

1. Open Outlook
2. Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap van je mailbox en kies Eigenschappen van gegevensbestand
   
   
   
3. Klik in het venster op de knop Geavanceerd en ga naar het tabblad Geavanceerd
4. Druk op op de knop Toevoegen en typ de naam van de gewenste mailbox in.
   
   
   
5. Druk op OK. De mailbox zal automatisch gevonden worden. Klik op Toepassen.
   Omdat Outlook de mailbox moet laden kan het even duren voordat het programma weer correct reageert. Wacht hier geduldig op.
   
6. Klik 2x op OK. De mailbox kan in Outlook via het linker scherm geopend worden. Mocht hij niet zichtbaar zijn, zou Outlook opnieuw opgestart moeten worden.